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La Pré-comptabilité : Le travail détesté mais indispensable

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La Pré-comptabilité : Le travail détesté mais indispensable
juillet 19 2020
  • Comptabilité
  • Intelligence Artificielle

Comptabilité

Pour commencer, théorie et système d’établissement, de tenue et de vérification des livres d’une entreprise ; art d’analyser la situation financière et les résultats d’exploitation d’une maison de commerce à partir de l’étude de ses ventes, achats, frais généraux, etc.

Mais qu’est-ce que la « pré-comptabilité » ? Tout le monde n’est pas aussi familier avec ce nouveau concept. Je vais

donc définir le terme « pré-comptabilité » comme suit

Pré-comptabilité

Système par lequel les données financières sont rassemblées, codées, agrégées et normalisées afin de permettre la comptabilité ; processus comptables exécutés par des non-comptables, y compris la gestion des dépenses, le suivi du temps, etc.

En termes simples, la pré-comptabilité est le travail super ennuyeux et fastidieux que personne ne veut faire, mais qui doit absolument être fait avant que le travail comptable vraiment utile puisse commencer. 

Contrairement à la comptabilité, qui est clairement le travail des comptables, la pré-comptabilité n’est le travail de personne.

À qui incombe la responsabilité de la pré-comptabilité ?

Pour être clair, même si ce n’est le travail de personne, tout le monde doit le faire.  Les voyageurs d’affaires ne définissent pas leur travail comme consistant à « mettre les reçus dans ma poche et essayer de ne pas les perdre », mais ils doivent quand même le faire.  Les comptables ne définissent pas leur travail comme consistant à « trier une pile de reçus froissés et à poursuivre les voyageurs d’affaires pour retrouver ceux qu’ils ont perdus », mais ils doivent également le faire.  La pré-comptabilité fait partie de ces choses que personne ne veut faire, mais que tout le monde doit faire, au moins de temps en temps.

Mais comme il s’agit d’une responsabilité tellement informelle, tout le monde remet à plus tard aussi longtemps que possible.  Pour les dépenses remboursables, les employés tentent tant bien que mal de conserver les reçus, mais les ignorent jusqu’à ce que le montant dû devienne insupportable. Pour les dépenses non remboursables, les employés ‘essaient pas de conserver les reçus, jusqu’à ce que le comptable ait besoin de rapprocher la carte de l’entreprise et constate qu’ils ne disposent pas des informations nécessaires pour faire leur travail.

Dans un cas comme dans l’autre, la pré-comptabilité crée un flux constant d’angoisse : tout le monde fait le strict minimum, à la fréquence la plus basse possible, jusqu’à ce que quelque chose craque et que, tout à coup, il y ait une énorme pile de travail de valeur incroyablement faible à faire immédiatement.  Cela a pour effet de minimiser la vitesse et l’efficacité, tout en maximisant l’anxiété de toutes les personnes concernées.

Faire le premier pas pour minimiser la pré-comptabilisation pour tout le monde

Heureusement, le flux de travail n’a pas besoin d’être de cette façon.  Des outils tels qu’ EXPERIO peuvent soulager tout le monde de ce fardeau indésirable en utilisant des applications mobiles et l’intelligence artificielle pour : capturer l’image du reçu immédiatement, sans que vous ayez à le mettre dans votre poche, lire le reçu

en utilisant l’OCR, l’acheminer dans le bon flux de travail, l’exporter vers la comptabilité, et le rembourser sur votre compte bancaire dans les 24 heures.

Cette technique de traitement du reçu en temps réel rompt le « cycle de la peur », où la dernière fois a été si mauvaise que vous procrastinez encore plus la fois suivante, atteignant rapidement votre seuil maximal de douleur, et y restant pour toujours.

Finalement, nous sommes ravis d’être à l’avant-garde de la révolution et de contribuer à alléger le fardeau de la pré-comptabilité pour tous. Si vous ne l’avez pas encore fait, allez-y, jetez-y un coup d’œil.  Aucun humain n’aime les rapports de dépenses, alors nous avons construit une IA qui les aime.  Mettez-la au travail !

 

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